Planowanie imprezy plenerowej uwzględniać musi między innymi zadbanie o kwestie bezpieczeństwa uczestników. Poniższe porady to zbiór najważniejszych założeń, które wziąć warto pod uwagę, jeśli organizujesz spotkanie w plenerze i chcesz sprawić, by zaproszeni goście czuli się bezpiecznie.
Wymagane zezwolenia
Przed planowaniem imprezy upewnij się, że znasz i przestrzegasz wszystkich lokalnych przepisów i regulacji dotyczących organizacji wydarzeń plenerowych. Często będzie to oznaczać konieczność uzyskania odpowiednich zezwoleń lub zgód od władz miejskich, takich jak urząd miasta lub gminy, straż pożarna, policja i inne odpowiednie instytucje. Zignorowanie tych wymogów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
Nie wszystkie imprezy plenerowe wymagają jednak uzyskania zezwolenia. Przykładowo, nieformalny, niekomercyjny sąsiedzki piknik osiedlowy nie ma charakteru imprezy masowej, a jego planowanie bywa spontaniczne. Jednak z uwagi na to, że jest wydarzeniem w przestrzeni publicznej, warto uzyskać zielone światło na organizację spotkania przez administratora danego terenu.
Odpowiednie oznakowanie
Jeśli jest to konieczne, zorganizuj odpowiednie zabezpieczenia wokół obszaru imprezy plenerowej. Jeżeli w pobliżu znajdują się np. strome zbocza, nierówny teren, zbiorniki wodne itp. warto dokładnie wytyczyć obszar imprezy, tak, aby uczestnicy wiedzieli, co wchodzi w strefę bezpiecznego poruszania się po danym obszarze, a gdzie przemieszczają się już na własne ryzyko. Pomóc może w tym umieszczenie odpowiednich barierek. Taśmy rozciągnięte na wbitych w ziemię prętach mogą sygnalizować granice strefy bezpiecznej. Jeśli impreza będzie trwała po zmroku, zapewnij odpowiednie oświetlenie, szczególnie na ścieżkach, parkingach, ale nie tylko. Oświetlenie poprawia widoczność i może zmniejszyć ryzyko wypadków.
Ochrona zdrowia i życia
Podczas organizacji imprezy plenerowej dostęp do apteczki pierwszej pomocy jest niezwykle istotny. Zadbać trzeba, aby znalazły się w niej podstawowe środki opatrunkowe, jak plastry, bandaże elastyczne, gaziki. W apteczce powinny być też jednorazowe rękawiczki oraz specjalistyczne preparaty dezynfekujące, ewentualnie jodyna lub alkohol. Nożyczki i pęseta przydadzą się zaś do przycinania opatrunków lub usuwania ciał obcych z rany. Przydatne mogą okazać się też środki przeciwbólowe i przeciwgorączkowe. Warto też wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z lokalnymi służbami medycznymi i koordynację ewentualnej ewakuacji lub pomocy medycznej.
Bezpieczeństwo produktów spożywczych
Planujesz poczęstunek dla gości? Upewnij się, że żywność jest przechowywana w odpowiednich warunkach, aby uniknąć skażenia lub psucia się. Wykorzystuj przenośne lodówki i kontenerki termiczne, aby zachować odpowiednie temperatury dla różnych rodzajów jedzenia. Osoby przygotowujące poczęstunek powinni nosić odpowiednią odzież ochronną, jak też rękawiczki i maseczki. Koniecznie poinformuj z wyprzedzeniem uczestników o składnikach i alergenach zawartych w potrawach. Najlepiej, abyś sporządził listę osób ze specjalnymi potrzebami żywieniowymi i uwzględnił te wytyczne w planowaniu menu.
Higiena i toaleta
Spotkanie w plenerze wiąże się z ograniczonym dostępem do toalety. Utrudniona możliwość załatwiania potrzeb fizjologicznych skłania do poszukiwania optymalnych rozwiązań. Idealnym wydaje się wynajem toalet przenośnych. Nie wymagają one podłączenia do systemu kanalizacji ani infrastruktury sanitarno-wodociągowej, co może znacznie ułatwić organizację imprezy na terenach oddalonych od cywilizacji. Posiadają bezodpływowy zbiornik na nieczystości. Są ekologiczne i nie absorbują zapachów. Toalety przenośne można również uzupełnić o wolnostojącą umywalkę przenośną, co jeszcze bardziej zwiększa komfort i wygodę uczestników imprezy w plenerze. Umywalka daje możliwość umycia rąk po skorzystaniu z toalety, co jest kluczowe dla utrzymania higieny i zapobiegania rozprzestrzenianiu się chorób.
Bezpieczeństwo uczestników powinno być zawsze najwyższym priorytetem podczas imprezy plenerowej. Odpowiednie zaopiekowanie się gośćmi na spotkaniu plenerowym oznacza zarówno dbałość o wszelkie zezwolenia, jak i zabezpieczenie obszaru imprezy. Obejmuje komfort i wygodę pod względem możliwości zachowania higieny, jak i kontrolę jakości cateringu. Niezbędne jest też zapewnienie opieki medycznej.
